AI 導入諮詢前要準備什麼？把這幾件事想清楚，一次會議抵兩次

第一次會議，問的人應該是顧問

我們在 AI 導入顧問怎麼選 寫過一句話：好顧問的第一次會議，大部分時間會花在問你的業務上，而不是展示他的工具。要自動化的是你的流程，不是顧問的簡報。

那篇教你怎麼問顧問。這篇反過來，把我們自己的問題單攤開——坐到我們對面會被問什麼、為什麼問、你可以先準備什麼。

帶著答案來的會議，第一個小時就在盤點流程。空手來的，第一個小時在互相摸索。

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問題一：「公司裡最浪費時間的工作，是哪一件？」

坐下來我們不開簡報，第一句就問這個。

導入的起點是一個問題，工具是後面的事。最常見的死法長這樣：老闆看了介紹覺得某個工具不錯，買了訂閱請大家用看看，一個月後沒感覺，就沒有下文了。從頭到尾沒有人問過「我們到底要解決什麼」。

我們期待聽到的答案格式是：「我們每週都要手動做 ____，大概花 ____ 小時，而且格式固定。」空格填什麼，決定了第一個導入對象是誰。

先準備什麼：不用做流程盤點。開會前一週，每做完一件重複的行政工作，在手機備忘錄記一筆——任務名稱、花多少時間、有沒有固定格式、這週第幾次。一週後按「時間 × 次數」排序，最上面那一兩件帶來就好。

這個練習常常給人驚喜。很多人以為最耗時的是大型報告，記完才發現「每次客戶問同樣的事都要重新解釋一遍」吃掉的零碎時間更多。完整做法在導入 AI 工作流的第一步。

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問題二：「這件事多久做一次？步驟固定嗎？」

不是所有流程都值得自動化。我們只看兩個維度：頻率、規則化程度。

一週發生三次以下的事，自動化效益很低。每週五次以上、步驟又是同一套的動作，才是先動的地方。還有一種加分情況——人工成本高但附加價值低，像「每次寫會議記錄要花 45 分鐘，老闆只看最後三行結論」，投報率最明顯。

這一題同時在篩掉不該碰的。客訴處理、敏感協商要臨場判斷，硬自動化會出事。年度報稅、特殊申請一年只做幾次，做了不划算。錢的動向跟合約簽署，AI 可以擬，拍板永遠是人。

先準備什麼：對第一題挑出來的候選，回答兩個問題——一週做幾次？每次的步驟是不是同一套？答不出來，會議上一起拆。

實際輔導下來，多數公司的第一個自動化就落在三種：客戶詢問的第一輪回覆（人工每封 15-25 分鐘，自動化後 3-5 分鐘審核微調）、會議記錄整理（30-60 分鐘變 5-10 分鐘）、定期報告產製（1-2 小時變幾乎全自動，只確認例外）。你的候選如果在這三種裡面，起步會特別快。想先自己對照，8 種行政工作的投報率排序 就是照這兩個維度排的。

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問題三：「這些流程會碰到哪些資料？哪些不能進雲端？」

哪些資料可以直接進知識庫、哪些要先去識別化、哪些根本不該離開你的機器——這條線劃在哪，系統就長成什麼樣。所以分級要在動工前談，不是出事後補。

我們的底層走企業級 API，每家客戶獨立 workspace，資料不互通；保密協議是標配不是加購；哪天停止服務，知識庫整份匯出帶走。

順帶一提，這題反過來也是你檢驗顧問的工具。答不出資料會經過哪些服務、條款寫了什麼的，要小心。用資安嚇你、把你推去買昂貴的全本地方案又講不清取捨的，一樣要小心。

先準備什麼：把候選流程會經手的資料列一遍——客戶名單、報價、合約、內部財務——粗分成三層：可以直接進知識庫的、要先去識別化的、完全不進雲端的。分不準沒關係，會議上一起確認哪些進系統、哪些不進。

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問題四：「建好之後，誰來用？誰來維護？」

導入失敗最常見的原因是沒人用，跟技術無關。所以這一題要指名道姓：這個流程上線後誰每天碰它？跑出怪東西的時候誰去調？答案要是一個名字。

我們自己的做法是切入點先放在員工最頭痛的那件事，建置完帶著你的人跑真實案例，跑到熟為止才收手。交付物裡有文件、有教學、有權限移交，團隊接手後能自己改 prompt、調流程。上線後還有檢核節點，使用率掉下來就回頭看是不是設計錯了，而不是先怪員工不配合。

先準備什麼：想好一個名字。現在被這件事吃掉最多時間的那個人，通常就是最好的答案——省下來的時間是他的。

也可以先跟他聊過。導入後他的工作會從「做」移到「審核跟決策」，工作量下降，判斷力的要求上升。這個轉變先講清楚，上線後沒人用的機率會低很多。

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問題五：「三個月後，怎麼算成功？」

我們建置完成後第 90 天會回來做一次 ROI Review，用實際省下的時數對照導入前的預估，效果不如預期就一起找原因調整系統。沒有這個對照，導入做完只能各說各話。

要對照就得先有基準線，這一題問的就是基準線。

時數也可以直接換算成錢。每月省下 40 小時行政工時，對月薪 4 萬的助理來說等值 NT$10,000——等於不加薪，多出四分之一個人力。

先準備什麼：候選流程現在每週吃掉多少小時？抓個粗略數字就好。會議紀錄一場 30-60 分鐘、客戶詢問一封 15-25 分鐘、定期報告一次 1-2 小時，乘上次數就是你的基準線，也是 90 天後對答案的依據。

順序不能反過來。先有基準線，才有得驗收。

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會議結束，你會拿到什麼

五題問完，兩小時內通常可以完成一次流程盤點。你會帶走三樣東西。

前三個候選流程，按頻率、規則化程度、省時潛力排好序，不是一張「什麼都能做」的功能清單。

第一個流程的輸入輸出定義。輸入是什麼格式、每次的變化在哪裡；輸出要長什麼樣、誰看、看完拿去做什麼。這兩件事說清楚，選工具才有依據——也才知道現成 AI 工具夠不夠用、要不要低程式碼平台、還是得客製一套工作流。跳過這一步直接選工具，大多數導入就是死在這裡。

方案建議，含費用級距跟預估省時，讓你帶回去自己算。

方案一定從小開始。先做一個流程，兩到四週看到結果，費用是整案的一小部分，確認有效再擴。先小後大是你控制風險的方式，也是你檢驗我們的方式——第一個流程的數字漂亮，再談下一個；不漂亮，你的損失有上限。只賣大包裹、開口就是「要做就要做整套」的顧問，我們在評估那篇已經把它列成警訊了。

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換你問我們

資訊差要雙向消除才公平。

這篇是我們問你的五題；換你問顧問的 5 題 在那篇——顧問自己用不用 AI、沒人用怎麼辦、資料條款、能不能自己維護、可不可以先做小的。每題都附了好答案跟警訊答案的對照，拿去問我們也完全成立。五題裡有三題以上是好答案，值得繼續談；踩到兩個以上警訊，換一家。

三種方案的價格、90 天 ROI Review 的驗收邏輯、資料隔離與匯出的口徑，都攤在 /ai/enterprise。帶著這篇的五個答案來，第一次會議就能直接進盤點。

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FAQ

什麼都還沒準備，可以直接來諮詢嗎？

可以。上面的準備清單是加分項，不是門檻。沒做一週觀察練習，會議上一樣能用兩小時做完流程盤點，找出前三個候選；只是你帶著記錄來，盤點會更準、更快進到方案討論。

第一個導入的流程，該選複雜的還是簡單的？

越簡單越好。簡單的流程兩週內就能見到成效，讓團隊對自動化建立信心，知道它在自己的業務場景裡真的有用。複雜的流程留到有信心之後再做。

諮詢完一定要簽整套方案嗎？

不用。我們的建議永遠是先小後大：從單一流程切入，效果確認後再升級。方案是月費制、沒有最低使用期限，不想用就不續約，建好的知識庫資料可以整份匯出帶走。

會議前需要先看過報價嗎？

建議先看。三種方案的級距、建置費、年度總成本（NT$148,000 起，10-30 人組織適用）都公開在 /ai/enterprise，先看完，會議時間就能全部花在你的流程上，而不是花在介紹方案。